Obowiązkowy KSeF dopiero za rok, ale już teraz warto go testować. Można uniknąć sporo kosztownych błędów
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obligatoryjne dopiero za rok. Jednak już teraz warto zacząć testować to narzędzie. Za błędy w fakturowaniu od początku 2025 roku będą groziły surowe kary. Teraz jeszcze wszelkie trudności można, a nawet trzeba, zgłaszać Ministerstwu Finansów. Potem będzie za późno na rozwiązywanie dylematów. Po danych resortu wprawdzie widać, że zainteresowanie przedsiębiorców tym tematem rośnie. Jednak na pewno najwięcej firm podejdzie do testowania dopiero w ostatniej chwili. Zachętą dla przedsiębiorców może być to, że fakultatywne korzystanie z ww. rozwiązania wiąże się z szybszym zwrotem VAT-u. Jednolity standard e-Faktury może też na stałe obniżyć koszty prowadzenia firmy i ułatwić zarządzanie nią, tylko trzeba biegle się nim posługiwać i nie przerzucać tego obowiązku na biura rachunkowe.
Warto testować
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obligatoryjny z dniem 1 lipca przyszłego roku. Przedsiębiorcom pozostało zatem niecałe 12 miesięcy na przygotowanie się do korzystania z platformy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. To dużo czasu na zdobycie doświadczenia, wiedzy i praktycznych umiejętności. Natomiast warto już teraz zacząć testować system, żeby nie obudzić się z problemem, gdy fiskus będzie mógł sprawdzić właściwie każdą fakturę online w czasie rzeczywistym. A za błędy lub omijanie systemu będą groziły kary, które mogą wynosić nawet 100% wartości wykazanego podatku z faktury albo 18,7% całej faktury w przypadku faktury bez wykazanego podatku. Takie konsekwencje będą wyciągane wobec podatników od 1 stycznia 2025 roku.
Codzienne wyzwania związane z prowadzeniem biznesu mogą sprawiać, że rozpoczęcie testowania KSeF-u jest przekładane na „spokojniejszy czas”. Jednak już teraz w wielu przypadkach może być na to naprawdę ostatni moment. W średnich i dużych przedsiębiorstwach, w których fakturowaniem zajmuje się często nawet kilkanaście osób, trzeba wszystkie gruntownie przeszkolić i zweryfikować ich umiejętności w trakcie testów. Jednak każda firma, bez względu na wielkość, im szybciej do tego podejdzie, tym bardziej zwiększy swoje szanse na uniknięcie błędów i wszelkich problemów związanych z funkcjonowaniem systemu.
Każdy system ma swoje wady i zalety. Podczas korzystania z KSeF-u zapewne niejeden przedsiębiorca zauważy jakąś nieścisłość, błąd lub lukę, która – w jego ocenie – powinna być poprawiona. Zgłoszenia takich problemów powinny być dokonywane na dedykowany adres resortu, tj. info.ksef@mf.gov.pl. Należy też zauważyć, że nierozwiązane trudności mogą doprowadzić do negatywnych konsekwencji i problemów w momencie, gdy KSeF będzie już obligatoryjny. I nawet, jeśli nie będą jeszcze groziły za to kary, to w dokumentacji firmowej może zapanować chaos, który trzeba będzie opanować, nie powodując zaległości w prowadzeniu interesów.
W firmach, które w ogóle nie przetestują KSeF-u, zanim zacznie on obowiązywać, mogą pojawić się poważne problemy z wystawianiem faktur. Jeśli będzie ich więcej, to na rozwiązanie wielu dylematów może zwyczajnie nie być czasu. Obecnie wydaje się, że najczęściej wątpliwości budzi sposób weryfikacji, czy dany nabywca prowadzi działalność gospodarczą. I tu pułapką może okazać się np. błędne uznanie, że jeśli klient nie podał numeru NIP, to nabycie miało charakter prywatny. Przedsiębiorcy domagają się wytycznych w tym zakresie od Ministerstwa Finansów, więc istnieje duże prawdopodobieństwo, że akurat ten dylemat zostanie na czas rozwiązany. Ale mogą przecież pojawić się inne.
Część przedsiębiorców stroni od testowania KSeF, twierdząc, że zanim zacznie obowiązywać, jeszcze wiele się zmieni w samym systemie albo termin wprowadzenia zostanie znów przesunięty w czasie, bo resort nie potrafi tego dopracować. Warto zainteresować się tematem, tym bardziej że resort udostępnił już na swojej stronie roboczą wersję struktury logicznej FA(2). Od 1 września br. ma ona zastąpić obecnie obowiązującą schemę FA(1).
Na ten moment resort stara się przekonać przedsiębiorców do tego, że jednolity standard e-Faktury uprości proces dokumentowania transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację dokumentów. Szybsze procesowanie dokumentu może rzeczywiście obniżyć koszty prowadzenia firmy i ułatwić zarządzanie, na co wskazuje Ministerstwo Finansów. Tylko trzeba nabrać w tym biegłości, żeby czerpać korzyści z tego, co i tak nieuniknione. Podkreślenia wymaga tylko to, że podatnicy, chcący przerzucić obowiązek wystawiania faktur na biuro rachunkowe, powinni się liczyć ze wzrostem opłat księgowych, w związku ze zwiększeniem nakładu ich pracy.
Rosnące zainteresowanie
Z ostatnio udostępnionych danych statystycznych Ministerstwa Finansów wynika, że ze środowiska testowego faktycznie korzysta coraz więcej podatników. To dobry trend. Od 1 stycznia do 30 kwietnia br. odnotowano ponad 17,1 mln samych uwierzytelnień w środowisku testowym. To o blisko 140% więcej niż w analogicznym okresie ub.r. (ponad 7,1 mln). Natomiast w całym zeszłym roku było przeszło 44,5 mln takich przypadków.
Można zatem przewidywać, że najwięcej przedsiębiorców podejmie próbę przetestowania systemu tuż przed samym jego wprowadzeniem. To będzie wynikać z kilku przyczyn. Po pierwsze, funkcjonalność KSeF-u z pewnością będzie w pełni odzwierciedlać jego możliwości techniczne. Po drugie, bliski termin wprowadzenia obowiązku z pewnością zachęci przedsiębiorców do podjęcia trudu polegającego na testowaniu systemu.
Tym bardziej rosnące zainteresowanie podatników nowym systemem już teraz odzwierciedla wzrost świadomości przedsiębiorców w kontekście obowiązku wystawiania faktur. Niemniej Ministerstwo Finansów powinno prowadzić bardziej intensywną kampanię zachęcając do wypróbowania KSeF-u, zwłaszcza po opublikowaniu drugiej wersji systemu do testowania. Mało który przedsiębiorca w Polsce ma czas aktywnie śledzić zmiany na stronie internetowej resortu. Im więcej podjętych prób skorzystania z KSeFu, tym większa szansa na to, że firmy poradzą sobie z nowym systemem.
Zachęta dla nieufnych
Jak wiadomo, każda zmiana podatkowa budzi w polskich przedsiębiorcach wielkie obawy. Wynika to z faktu, że nowe zasady często są nieprzemyślane i niekompletne. Ponadto znajdują się urzędy, w których dany system się nie przyjął, a nowy – zamiast ułatwiać i przyspieszać analizę danych oraz komunikację – generuje kolejne problemy. Przede wszystkim dochodzi do wydłużenia czasu oczekiwania na rezultaty. Co gorsza, urzędnicy, nie wiedząc, jak skorzystać z posiadanych już informacji, wzywają podatników do ich ponownego przedstawiania. Z praktyki można powiedzieć, że przy kontrolach i czynnościach sprawdzających takie sytuacje zdarzają się wręcz nagminnie.
Jednak ujednolicenie faktur i systemu KSeF to korzystna zmiana, która powinna zostać wprowadzona już wiele lat temu, jeszcze przed JPK. Jeśli jednak system ma nie zadziałać i powodować podwójną pracę po stronie podatników, bo urzędy tak czy inaczej będą wzywać ich przy kontrolach, to łatwo przewidzieć, że przedsiębiorcy nie będą zadowoleni z takiego rozwiązania. Niemniej jednak zachęta w postaci szybszego zwrotu VAT powinna doprowadzić do sytuacji, w której firmy fakultatywnie skorzystają z tego systemu. Zachęcające mogą być również pozostałe korzyści, w tym m.in. pewność dotarcia faktury do kontrahenta, choć to może mieć mniejsze znaczenie niż szybki zwrotu podatku.
Trzeba przy tym wyjaśnić, że aktualnie dostarczenie faktur poprzez KSeF do kontrahenta wymaga uzyskania zgody na taką czynność od nabywcy. W przypadku jej braku sprzedawca powinien dostarczyć mu fakturę w innej formie, np. elektronicznej lub papierowej z zachowaniem wszystkich danych wprowadzonych do KSeF.
Faktury elektroniczne w Polsce istnieją już od wielu lat. System KSeF jest jedynie kolejnym narzędziem, które ma przyśpieszyć dostarczanie informacji do urzędów skarbowych. Podatnik teraz ma możliwość przetestowania obu rozwiązań, by wybrać, czy chce korzystać z komercyjnego programu do wystawiania faktur z wdrożonym Krajowym Systemem e-Faktur czy też z systemu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Możliwość samodzielnego podjęcia decyzji, w jaki sposób przedsiębiorca zamierza skorzystać z KSeF, jest bardzo istotna.
Przedsiębiorca może również wybrać osobę odpowiedzialną za wystawienie faktury. Może wskazać pracownika swojej firmy lub biura rachunkowego. Należy się spodziewać, że podatnicy, którzy obecnie korzystają z aktualizowanych na bieżąco systemów finansowo-księgowych, poradzą sobie ze zmianą. Oczywiście przedsiębiorca zawsze może skorzystać z narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.
(Autorem publikacji jest radca prawny i doradca podatkowy Natalia Stoch-Mika z Kancelarii NSM LEGAL & TAX)
