Rynek absencji pracowniczych

20 czerwca 2021 r.

Przed covidowym zawirowaniem w Polsce mieliśmy zdecydowanie rynek pracownika. Coraz więcej firm skarżyło się, że nie może znaleźć odpowiednich ludzi do pracy oraz że żadania płacowe i socjalne są zbyt wygorowane. Czy covid zmienił coś w tej materii?

Przyjrzyjmy się danym dotyczącym zatrudnienia. Według danych GUS dynamika zatrudnienia w sektorze przedsiębiorstw wyniosła w kwietniu 0,9% r/r wobec -1,3% W ujęciu miesięcznym zatrudnienie spadło o 13,4 tys. osób, co było efektem m.in. zmniejszania wymiaru etatów, zakończenia i nieprzedłużania umów terminowych (niekiedy z powodu sytuacji epidemicznej), rozwiązywania umów o pracę z pracownikami, a także pobierania przez pracowników zasiłków opiekuńczych i chorobowych. W ocenie analityków banku Credit Agricole w kierunku spadku zatrudnienia oddziaływała również mniejsza skala pracy w ramach nadgodzin w kwietniu w porównaniu do marca, co związane było z poprawą sytuacji epidemicznej i mniejszą liczbą absencji. Jak czytamy w raporcie Credit Agricole, spadek zatrudnienia w ujęciu miesięcznym jest spójny z oceną, zgodnie z którą wyraźnego i trwałego wzrostu zatrudnienia w firmach oczekuje dopiero w II poł. 2021 r., a więc po ustąpieniu negatywnego wpływu dostosowania zatrudnienia w przedsiębiorstwach na skutek „odhibernowania” rynku pracy czyli wygaśnięcia pozytywnego wpływu pierwszej tarczy finansowej na zatrudnienie.

Raport przygotowany przez firmę doradczą Déhora Consultancy Group oraz partnera badań kancelarię prawną DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy pt. „czas pracy w czasie pandemii”. Nowe wyzwania, nowe rozwiązania” jednoznacznie pokazuje, że pandemia COVID-19 odcisnęła dość silne piętno na funkcjonowaniu firm, jednocześnie stając się okresem wprowadzania znaczących zmian w dość krótkim czasie i adaptacji do zmieniających się okoliczności. Co ważne, pandemia zdecydowanie utrudniła planowanie czasu pracy. Oprócz oczywistych powodów, takich jak konieczność respektowania szeregu restrykcji wprowadzonych w związku z obostrzeniami epidemiologicznymi, znaczenie ma zwiększony poziom absencji poprzez raportowany wzrost korzystania przez pracowników ze zwolnień lekarskich. W wyniku tego w niektórych firmach doszło do wydłużenia zdalnego czasu pracy ponad normy.

Jak czytamy, dla pewnej grupy firm pandemia jest doświadczeniem, które wymusi zmianę długofalowej strategii zarządzania zasobami ludzkimi. Również w obszarze organizacji czasu pracy planowane są zmiany, takie jak wybór innego systemu czasu pracy czy zmiana długości okresu rozliczeniowego. Praca zdalna, dotąd sporadycznie stosowana przez pracodawców, ze względu na pandemię stała się codziennością dla wielu sektorów gospodarki i prawdopodobnie dla dużej części pracowników rozwiązanie hybrydowe łączące pracę w biurze z home office stanie się nową normą. – Jeśli z doświadczeń pandemicznych ostatnich miesięcy udało się wyciągnąć konstruktywne wnioski to na pewno stało się jasne, że rośnie znaczenie elastyczności organizacji. Zdolność dostosowywania się do zmieniających wymagań dotyczących obostrzeń na różnych poziomach funkcjonowania firmy i dopasowania personelu de facto wymusiła dbałość o pracownika, dobrostan rozumiany jako troskę o nie tylko o fizyczne, ale i psychiczne jego aspekty, w tym poczucie zapewnienia o stabilnej sytuacji finansowej firmy i stałości zatrudnienia a to już wymaga wzmożonych wysiłków dla całej organizacji – mówi Łukasz Chodkowski, dyrektor zarządzający w polskim biurze firmy doradczej Déhora Consultancy Group i autor raportu.

Z kolei Michał Kibil, Partner Zarządzający kancelarii prawnej DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy S.K.A., dodaje: „Jak pokazują nasze obserwacje, czas pracy był jednym z największych wyzwań pracodawców związanych z przechodzeniem na pracę zdalną. Nie tylko spotykaliśmy się z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem pracownikiem w czasie, ale także od strony formalnej mierzyliśmy się z niedostosowaniem klasycznych systemów czasu pracy do nowego modelu w jakim przyszło nam funkcjonować. Pracownicy zwracali z kolei często uwagę na to, że ich doba pracownicza niestandardowo się wydłuża, choć nie są w stanie ocenić, czy mają na to wpływ rozpraszacze, czy też chociażby zwiększona liczba spotkań on-line, względem tych organizowanych w salach konferencyjnych. Jedno jest pewne, skala problemów związanych z czasem pracy jest na tyle duża, że nie można tego tematu zignorować i przejść obojętnie obok niego. Trzeba pilnie nim zarządzić, wychodząc poza utarte schematy i indywidualnie dobrać rozwiązania dostosowane do charakteru pracy naszych zespołów oraz potrzeb poszczególnych organizacji. W innym wypadku, za parę lat możemy mierzyć się z zupełnie innymi wyzwaniami – wypalonych i przemęczonych pracowników oraz sporów sądowych o zapłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych”.

Zamiany w trybie pracy wpłynęły także na poziom absencji. Warto pamiętać, że wskaźnik absencji chorobowej podlega okresowym wahaniom i posiada naturalną tendencję wzrostową w pierwszym oraz czwartym kwartale roku. Jest to związane z sezonem na przeziębienia oraz grypę. Jednak problem „L4” dotyka polskie przedsiębiorstwa także w innych okresach w ciągu roku. Coraz częściej występujący dwucyfrowy poziom absencji chorobowej w sektorze firm z MŚP wskazuje na to, że ma ona tzw. charakter patologiczny. Eksperci Conperio, największej w Polsce firmy doradczej zajmującej się problematyką absencji chorobowych przygotowali listę 6 najpoważniejszych sygnałów, na które warto zwrócić uwagę. Pierwszym jest zwiększona liczba zwolnień chorobowych w okresie wakacyjnym – związana jest z reguły z koniecznością zapewnienia opieki nad dziećmi na czas zamknięcia szkół oraz z koniecznością podejmowania prac remontowych lub polowych czy też dodatkowych zajęć dorywczych. Wywołana może być także problemami związanymi z ułożeniem planów urlopowych w firmie. Widoczne było to szczególnie przed rokiem, kiedy to większość pracowników przebywała wiosną na zwolnieniach chorobowych (spowodowanych chorobą bądź prewencyjnych – w obawie przed zakażeniem). Latem, przy jednoczesnym luzowaniu restrykcji przez rząd, szefowie mieli nie lada ból głowy – kogo zatrzymać w firmie, a komu dać wolne? Nie mogli bowiem pozwolić sobie na to, by zakład opuściła tak duża liczba podwładnych w tym samym czasie. W wielu firmach poskutkowało to pobieraniem przez pracowników wątpliwych „L4” w celu wyjazdu z rodziną na wakacje.

Drugim sygnałem są zwolnienia świąteczne realizowane w specyficzne dni – zaliczamy do nich zwolnienia tzw. „mostkujące”, które łączą ze sobą święta, długie weekendy, zwolnienia noworoczne, czy tzw. „bigosowe” – zwolnienia brane w celu przygotowania do świąt. Każde ze zwolnień w tym okresie, powinno być dla szefa wyraźnym sygnałem ostrzegawczym.

Trzecim sygnałem jest tzw. system wynagradzania. Zdarza się, że przy odpowiedniej konfiguracji premii i pracy w nadgodzinach oraz dobrej średniej za ostatnie 12 miesięcy, pracownikowi bardziej opłaca się pobrać zwolnienie chorobowe, aniżeli przyjść do pracy. Brzmi absurdalnie? W niektórych firmach funkcjonują nieformalne arkusze prowadzone przez pracowników, na których wyliczają sobie oni, kiedy opłaca im się wziąć „L4”, a kiedy pracować.

Czwarty – zalecenia lekarskie: znaczący przyrost liczby wskazania „2” – chory może chodzić. Rozkład zaleceń lekarskich „1” – chory powinien leżeć oraz „2” – chory może chodzić, powinien kształtować się podobnie na przestrzeni 12 miesięcy – z sezonowym przyrostem zalecenia „1” w pierwszym i czwartym kwartale roku. Po określeniu naturalnej skłonności do absencji, liczba zalecenia „2” powinna być zbliżona do siebie w kolejnych miesiącach. Jeżeli tak nie jest, a pracodawca odnotowuje wyraźny wzrost zwolnień lekarskich ze wskazaniem „2” – to również wyraźny sygnał, iż w swoim przedsiębiorstwie może mieć do czynienia z procederem wykorzystywania „L4” w sposób niewłaściwy.

Jako piąty sygnał jest wymieniony sezonowy przyrost zwolnień chorobowych na opiekę – oznaczenie „O”. Wzrost ich liczby spodziewany jest przede wszystkim w czwartym kwartale roku, ale nie tylko. Według statystyk kontroli Conperio, zwolnienia wystawione z powodu opieki nad członkami rodzin średnio w 30% przypadków wykazują nieprawidłowości. Opieki pobierane są zarówno z tytułu opieki nad dziećmi jak i osobami dorosłymi, często jednak pracownicy takiej opieki faktycznie nie sprawują – dzieci są w przedszkolu lub u dziadków, bądź w domu obecni są inni opiekunowie, którzy taką opiekę mogliby sprawować (drugi rodzic bezrobotny, na urlopie itp.). W wielu przypadkach opieki pobierane są również po prostu w celu udania się na rodzinny wyjazd. W ostatnich tygodniach kontrolowany przez Conperio pracownik, który wiązł opiekę nad dzieckiem, pojechał z żoną i synem do teściów na mazury. Oczywiście był zaskoczony i nie spodziewał się kontroli. Najwięcej zwolnień na "chore" dzieci pojawia się przed świętami Bożego Narodzenia i Wielkanocy (dzieci mają już wolne w szkole), w trakcie ferii zimowych, ale też w wakacje. Opieki powinny być wnikliwie analizowane, mogą bowiem stanowić krótkie i częste zwolnienia dezorganizujące pracę całego przedsiębiorstwa.

Jako ostatni, szósty sygnał – nadmierna częstotliwość – liczba zwolnień, które w ciągu roku wystawiane są dla pracownika. W niektórych przypadkach, pojedyncze osoby generują tak dużo zwolnień, że zaczynają one stanowić istotny procent całego wskaźnika dla przedsiębiorstwa. Częstotliwość jest bardzo łatwa do przeoczenia zwłaszcza w dużych organizacjach, zatrudniających powyżej 100 pracowników.

Bez wątpienia absencje chorobowe zdarzały się i będą się zdarzać, część pracowników bywa naprawdę chora. Jednak dla „L4” występuje w naszym kraju powszechna akceptacja, co stanowi niejako problem systemowy – nie tylko dla pracodawców. Warto pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy pracodawca zatrudniający powyżej 20 pracowników jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas choroby na podstawie art. 92 Kodeksu Pracy. Kontrolować można nie tylko pracowników na etacie, ale także np. tych zatrudnionych na umowę zlecenie czy umowę o dzieło.

Rozważając kwestie absencji i zwolnień warto również przytoczyć wnioski płynące z raportu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jak czytamy, w ubiegłym roku, liczba zaświadczeń chorobowych z tytułu zaburzeń psychicznych i zaburzeń zachowania urosła o 25 % (rok do roku), a Polacy nie chodzili z tego powodu do pracy łącznie przez 27,7 mln dni (wzrost o 37 % w stosunku do 2019 roku). Co powoduje tak złą kondycję psychiczną polskich pracowników i jakie może mieć to konsekwencje? – W 2020 roku wystawiono 1,5 mln zwolnień lekarskich z powodu zaburzeń psychicznych i zaburzeń zachowania. "L4" od lekarza psychiatry pobierane jest przez pracowników zazwyczaj z tytułu depresji, a konkretnie epizodu depresyjnego, choć oczywiście w grupie zaburzeń psychicznych znajduje się więcej chorób. Biorąc pod uwagę fakt, iż jeszcze w 2016 roku z powodu chorób psychicznych nie było nas w pracy łącznie przez ponad 16 milionów dni, to wynik za 2020 rok naprawdę niepokoi. Stanowi to dziś większy kłopot zdrowotny i jest częściej spotykane niż np. zwyrodnienia kręgosłupa, zapalenia zatok czy bóle gardła – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio – największej w Polsce firmy doradczej zajmująca się problematyką absencji chorobowej.

Badania ankietowe prowadzone przez Conperio w latach 2017-2020 wśród pracowników produkcyjnych wykazało, że jednym z głównych czynników występujących w miejscu pracy, a mających negatywny wpływ na stan zdrowia pracowników (ocena subiektywna) jest stres. Bez względu na branżę, region czy wielkość firmy problem występowania stresu dotyczy nie tylko kadry menedżerskiej, ale również pracowników najniższego szczebla.

Przyczyn stresu w miejscu pracy można się doszukać głownie na 3 płaszczyznach: – brak umiejętności do efektywnego wykonywania zleconych zadań; niskiej jakości relacje z przełożonym oraz nieodpowiednie normy produkcyjne. Ale dane ZUS za ubiegły rok to także wyraźny sygnał , iż epidemia koronawirusa jest dla wielu z nas ogromnym obciążeniem psychicznym. Oprócz troski o zdrowie swoje i najbliższych, dochodziła nadmierna ilość obowiązków wynikających z nieobecności pozostałych, chorujących współpracowników, a także kolejne loockdowny oraz izolacja społeczna spowodowana pracą zdalną. Niestety, ten niepokojący trend zwolnień psychiatrycznych wykorzystują również zdrowi pracownicy. Symulowanie depresji jest dosyć proste, a w internecie nie brakuje konkretnych wskazówek dla pracowników jak mogą to zrobić. Dodatkowo, jeżeli szef przedsiębiorstwa ma wątpliwości, co do zasadności "L4" i zdecyduje się na kontrolę podwładnego przebywającego na zwolnieniu od lekarza psychiatry, to weryfikacja zasadności tegoż zwolnienia jest w praktyce wyjątkowo trudna. To oczywiście za sprawą wysokiej złożoności chorób psychicznych oraz trudność w ocenie zachowania kontrolowanego – ustalenia, co w jego zachowaniu jest normą, a co nie. Otwartym pozostaje zatem pytanie: jaki odsetek zwolnień psychiatrycznych w 2020 roku był nieuzasadniony, a co za tym idzie – wykorzystywany przez pracowników w sposób niewłaściwy.

Niewątpliwie sytuacja z obostrzeniami i kampanią strachu, jaką rozpętały media głównego nurtu, mogła mieć wyraźny wpływ na zdrowie i absencje pracowników. Z drugiej jednak strony ilość absencji i wzrost niewłaściwie wykorzystywanych zwolnień świadczy, iż nadal mamy rynek pracownika, który nie obawia się utraty pracy.