Polski zespół odpowiedzialny za wdrożenie systemu SAP S/4HANA składa się z ponad 80 osób, a wraz z pracownikami centrali HLSE oraz konsultantami zewnętrznymi grupa ta liczy już ok. 200 osób. Projekt został podzielony na 11 głównych podprojektów, które obejmują procesy biznesowe z obszarów takich jak m.in. zakupy, jakość, produkcja, logistyka, magazyny, planowanie oraz finanse. Właśnie rozpoczęto fazę „CutOver”, czyli przenoszenia danych podstawowych i konfiguracji do nowego systemu, a zwieńczeniem tych wysiłków będzie „GoLive”, co jest równoznaczne ze startem nowego systemu.

„GoLive” to dość skomplikowany proces, wymagający wykonania licznych zadań z zachowaniem odpowiedniej kolejności i jak najkrótszego czasu, aby minimalizować przerwę działań operacyjnych. Najważniejsze zadania na tej liście obejmują: zatrzymanie i rozliczenie produkcji, zamknięcie i rozliczenie dostaw oraz wystawienie faktur i sprawdzenie kont. Dopiero po wykonaniu tych zadań można przejść do wyłączenia starego systemu i rozpoczęcia procesu przenoszenia danych dotyczących stanów magazynowych i kont do nowego systemu. W kolejnym kroku można włączyć nowy system, aby sprawdzić, czy dane w systemie S4 są poprawne i dopiero po takiej weryfikacji można rozpocząć ostrożne testowanie nowego systemu na prawdziwych danych. Wraz z uruchomieniem nowego SAPa rozpocznie się ostatnia faza projektu nazwana Hypercare, której celem jest stabilizacja systemu – wyjaśnia Darek Brzostowski, pełniący rolę Kierownika Projektu SAP4Hanka.
 
SAP S/4HANA to system ERP najnowszej generacji, następca SAP R/3 używanego w Grupie Hochland przez ponad 20 lat. Hochland postanowił wykorzystać zmianę systemu do gruntownego przeglądu, standaryzacji oraz optymalizacji procesów biznesowych przed ich wdrożeniem w nowej formie. Takie podejście nazywane jest z angielskiego „green field” i niesie ze sobą wiele korzyści. Wymaga jednak jednocześnie większego wysiłku ze strony zespołów projektowych.