Praca zdalna – zalety i wady
Epidemia i ogólnonarodowa kwarantanna, obok wielu innych rzeczy, zmieniła sposób pracy wielu osób. Znaczna ich część pracująca dotąd w biurach, nagle została zmuszona do wykonywania swoich zawodowych obowiązków z domu.
Edward Bajko, prezes Spomleku, w swoim wpisie skierowanym do pracowników na oficjalnym profilu Spomleku na Facebooku podkreślił, że dużym wyzwaniem jest też, wbrew pozorom, tzw. praca zdalna. – W domu wcale się nie pracuje łatwiej niż firmie, to złudzenie, które pryska, gdy chcemy zrobić wszystko, co możliwe, a nie tylko tyle, żeby się szef nie miał do czego przyczepić. Wymaga to innej organizacji pracy i samodyscypliny. Wiedziałem o tym, bo sporo pracuję w domu od dawna – napisał prezes Bajko.
W Polsce nie tylko pracownicy biurowi mleczarni, ale miliony ludzi niemal z dnia na dzień przeszło na model pracy zdalnej. To bardzo dobre rozwiązanie na trudny czas epidemii i ograniczenia kontaktów międzyludzkich, ponieważ umożliwia organizacji dalsze funkcjonowanie przy zachowaniu rekomendacji w zakresie bezpieczeństwa. Gdy jednak praca zdalna staje się koniecznością, a nie wyborem, uwydatniają się jej wady i związane z nią ograniczenia.
Z pracą zdalną wiąże się wiele korzyści, które mają wymierną wartość dla pracowników – trudno się więc dziwić, że aż 55% pracodawców oferuje taką możliwość (wyniki badania przeprowadzonego przez Hays). Wychodzą w ten sposób naprzeciw oczekiwaniom pracowników. Zgodnie z badaniami Powwownow (2019) aż 81% ankietowanych stwierdziło, że możliwość pracy zdalnej zwiększa atrakcyjność oferty zatrudnienia. Przeprowadzone w 2018 r. przez HSBC badanie poglądów brytyjskich pracowników i liderów biznesu wykazało, że dziewięciu na dziesięciu pracowników (89%) uważa, że elastyczność pracy motywuje ich do większej produktywności w pracy. Dlaczego praca zdalna zyskała taką popularność? Przede wszystkim dlatego, że jest możliwa. – Nowoczesne technologie komunikacyjne sprawiają, że można być w stałym kontakcie z pracodawcą i klientami niemal z każdego miejsca na świecie i w każdych okolicznościach – wystarczy laptop i dobre łącze internetowe. Liczy się wykonanie pracy na czas i zaraportowanie jej wyników – mówi Bartosz Kozieł, członek zarządu Nuvalu, polskiej firmy doradzającej klientom na rynku nieruchomości komercyjnych.
Badanie przeprowadzone na zlecenia pracuj.pl wskazuje główne korzyści pracy na odległość. Większość ankietowanych za kluczową zaletę tego modelu uważa elastyczny czas pracy (63%), a także brak konieczności tracenia czasu na dojazdy (62%). Niewiele mniej (58%) zwraca uwagę na sprawniejsze łączenie pracy zawodowej z obowiązkami domowymi. Jednocześnie co trzeci respondent docenia, że dzięki pracy zdalnej można wybrać miejsce, w którym pracuje (34%), a także lepiej się skoncentrować na swoich obowiązkach (32%). Mniej wymierną, ale nie mniej ważną zaletą pracy na odległość jest też poczucie wolności i swobody – znacznie przyjemniej zaczynać dzień w pracy od kawy i croissanta w pobliskiej kawiarni, jeżeli jest taka możliwość.
Korzyści pracy zdalnej dostrzegają również pracodawcy – umożliwia ona optymalizację wykorzystania powierzchni biurowej. Osoby pracujące częściowo na odległość nie blokują stanowisk pracy, w ich przypadku lepiej sprawdza się formuła „hot desks” – biurek rotacyjnych, wykorzystywanych przez wiele osób w zależności od bieżących potrzeb. To pozwala na ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem biura.
Podstawowym warunkiem sukcesu modelu pracy zdalnej, podobnie zresztą jak w przypadku pracy biurowej, jest odpowiednia kultura organizacyjna firmy. – Pracownicy muszą mieć dobry dostęp do ekosystemu komunikacji i wymiany informacji, w którym potrafią sprawnie się poruszać. Wzajemne oczekiwania i reguły współpracy muszą być maksymalnie przejrzyste, by uniknąć nieporozumień. To szczególnie ważne, gdy brakuje bezpośredniego, stałego kontaktu z przełożonym. Oczywistym warunkiem powodzenia modelu zdalnego jest też wyposażenie pracownika w odpowiednią infrastrukturę techniczną i dostęp do danych – dodaje Bartosz Kozieł. Warto również zadbać o dobrą atmosferę takiej współpracy, zwłaszcza w obecnej sytuacji, w której optymizm jest szczególnie potrzebny. – Podczas wideoczatu w zespole oprócz przedstawienia wyników czy prognoz warto poświęcić choć chwilę na swobodną rozmowę, która redukuje napięcie i wprowadza lepszy nastrój. Sam fakt, że pracując w trybie home office „wpuszczamy” innych do naszego domu tworzy szansę zbudowania mniej formalnej atmosfery. Warto to wykorzystać i zadbać o relacyjny komponent pracy zdalnej – wyjaśnia Kozieł.
Saldo korzyści pracy zdalnej diametralnie zmienia się w sytuacji, w której taki model staje się przymusem. Obecnie mamy do czynienia właśnie z taką sytuacją – firmy kierując się zaleceniami rządu i specjalistów oraz troską o pracowników wysłały do domu wszystkich, którzy mogą w ten sposób pracować. Gdy praca na odległość jest koniecznością, jej wady stają się szczególnie widoczne. Z nielicznymi wyjątkami, w obecnej sytuacji jedyną możliwością wykonywania swoich zawodowych obowiązków na odległość jest praca z domu. A tam zazwyczaj nie jesteśmy sami. – Osoby dysponujące dużym domem mogą stworzyć sobie komfortowe, wręcz sterylne warunki. Sytuacja jest znacznie bardziej skomplikowana w przypadku tych, którzy mieszkają z rodzinami w niewielkich mieszkaniach. Muszą sobie poradzić z wieloma czynnikami rozpraszającymi – brakiem odpowiedniego pomieszczenia i stanowiska, aktywnością dzieci czy ogólnym hałasem. Koncentracja w takich warunkach jest dużym wyzwaniem, a nie każdy potrafi i może efektywnie pracować w nocy, gdy wszyscy śpią – mówi członek zarządu Nuvalu.
Kolejną kwestią jest samodyscyplina – gdy brakuje sztywnych godzin pracy i jasnego rozdzielenia życia domowego od zawodowego czasem trudno się zmobilizować. Istotnym problemem jest też izolacja – wideokonferencje nie są wystarczającym środkiem zapewniającym możliwość pracy w zespole, a człowiek jest istotą społeczną, potrzebującą kontaktu z innymi. Powyższe tezy potwierdza badanie przeprowadzone na zlecenie pracuj.pl, którego definiuje obszary głównych utrudnień, z jakimi spotykają się pracownicy w modelu zdalnym. Połowa badanych (50%) wskazała na trudności związane z samodyscypliną, 45% – na ryzyko bycia rozpraszanym przez inne czynności domowe, 41% narzekało na mniejszy dostęp do kontaktów z innymi pracownikami. Brak bezpośredniej styczności ze innymi przekłada się na ograniczone możliwości wymiany myśli czy spostrzeżeń, można więc przypuszczać, że obecna sytuacja w dłuższej perspektywie będzie miała wpływ na obniżenie efektywności i poziomu realizacji celów. Jak wskazują dane opublikowane przez Workplace Insight, pracodawcy muszą w związku z tym przygotować się na obniżenie wydajności i innowacyjności.
Oprócz powyższych, warto przytoczyć jeszcze jedno badanie. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Colliers International na grupie 3000 pracowników biurowych z 25 krajów. Według wstępnych analiz, aż 82% osób chciałoby pracować z domu przez jeden lub więcej dni w tygodniu po wygaśnięciu pandemii COVID-19. Aż 53% badanych uważa, że ich produktywność nie zmieniła się z powodu pracy z domu, 24% uważa, że ich produktywność wzrosła, zaś tylko 2% respondentów uważa, że ich produktywność spadła. Dodatkowo 55% badanych uważa, że może wykonać pracę indywidualną, wymagającą koncentracji, lepiej lub o wiele lepiej pracując w domu. Co interesujące, 76% respondentów uważa, że mimo pracy zdalnej i fizycznego dystansu, nadal ma dobry kontakt z członkami swojego zespołu. Jednakże 58% twierdzi, że dużo lepiej potrafią współpracować z innymi z biura niż z domu. Chris McLernon, dyrektor generalny Colliers International w regionie EMEA, komentując badanie, stwierdził, że jego wstępne wyniki wskazują, iż pandemia koronawirusa przyczyni się do zasadniczych zmian w sposobie pracy w przyszłości. – Właśnie przechodzimy największy w historii test pracy zdalnej. Jego wyniki będą miały znaczący wpływ na to, jak będziemy pracować w przyszłości – mówi Chris McLernon. – Zrozumienie, jak pracownicy postrzegają pracę z domu w tym pełnym wyzwań czasie, jest kluczowe. Badanie przeprowadzone przez zespół Workplace Advisory Colliers International daje nam dostęp do unikalnych, globalnych danych, na podstawie których będziemy mogli przygotować rekomendacje dotyczące krótkoterminowych usprawnień dla tej formy pracy i długoterminowych następstw takiego rozwiązania. Już teraz jest dla nas jasne, że wiele osób akceptuje pracę z domu i w przyszłości chciałoby ją w pewny stopniu kontynuować przez część tygodnia, nawet gdy będą mogły wrócić do biur – dodaje.
Małgorzata Michalczyk, dyrektor administracji w Colliers International, uważa że podstawowym narzędziem jest sprzęt. Aby pracownicy mogli efektywnie działać spoza biura potrzebują laptopów zamiast komputerów PC. W dzisiejszych czasach jest to już bardzo popularne, aczkolwiek wciąż wiele firm działa na urządzeniach stacjonarnych. W momencie, gdy mobilność pracowników staje się konieczna, napotykamy pierwszą barierę. Drugim istotnym filarem jest infrastruktura informatyczna umożliwiająca dostęp do dysków i zasobów firmowych spoza biura. Do tego służy system VPN (virtual private network), pozwalający połączyć się przez internet z serwerem firmowym z dowolnego miejsca na Ziemi. Trzecim krokiem jest tak zwane Collaboration services. Pracownik wykonujący swoje obowiązki z domu nadal potrzebuje w jakiś sposób skomunikować się z resztą zespołu lub z klientami. Do tego firmy wykorzystują najczęściej narzędzia takie, jak Skype czy Microsoft Teams. Tego typu programy, posiadające funkcje chatu, tele i videokonferencji lub prezentowania dokumentów z pulpitu, ułatwiają pracę grupową i stałą wymianę informacji. – Bez tych trzech elementów naprawdę trudno mówić o efektywnej pracy zdalnej. Przygotowanie infrastruktury, odpowiednich narzędzi oraz dobrych praktyk w firmie sprawi, że pracownicy bez problemu wejdą w nowy system działania – ocenia Małgorzata Michalczyk. Zwraca jednak uwagę, że nie wszystkie organizacje mogą funkcjonować bez biura w dłuższej perspektywie. Zależy to przede wszystkim od specyfiki firmy. Z pewnością łatwiej będzie miał sektor usługowy niż firmy produkcyjne, które mogą przenieść na pracę zdalną jedynie pracowników biur, zaś fabryki w zagrożeniu pandemii muszą zostać zamknięte.
– Nawet firma najlepiej przygotowana do elastycznej pracy, przechodząc na stuprocentowy home office, napotka pewne trudności. Przede wszystkim jest to zmiana nawyków i przyzwyczajeń ludzi. Jedną grupą są pracownicy, którzy muszą odnaleźć się w tym, jak pracować i realizować swoje zadania, zaś drugą są managerowie. Stanęli oni przed wyzwaniem stworzenia zupełnie innego modelu zarządzania zespołem, organizacji pracy grup, delegowania zadań i nadzoru podwładnych. Powszechne stereotypowe myślenie polskich szefów to: „pracownicy w domu nie pracują”. Oczywiście nie każdy ma predyspozycje do pracy z domu, jednak są sposoby, aby nawet takie osoby wciąż wypełniały swoje obowiązki efektywnie.
Czy po epidemii zmieni się preferowany sposób pracy, gdy sytuacja związana z pandemią wróci do normy? Czy praca zdalna, przetestowana w tak trudnych warunkach, stanie się jeszcze popularniejsza? Można przypuszczać, że tak będzie. Pracownicy będą argumentować, że skoro model ten sprawdził się w czasie izolacji, równie dobrze można pracować w ten sposób w innych, bardziej sprzyjających realiach. To z pewnością wpłynie na zwiększenie elastyczności firm w podejściu do pracy na odległość. W konsekwencji zmieni się podejście do najmu powierzchni biurowej – można spodziewać się, że pojawią się zapisy w umowach, dające najemcom więcej swobody i umożliwiające im bardziej elastyczne zarządzanie powierzchnią. Eksperci uważają, że dalszy rozwój modelu pracy zdalnej jest w zasadzie przesądzony. Jak ten trend wpłynie na postrzeganie pracy biurowej w przyszłości? A może paradoksalnie przymusowe, długoterminowe home office sprawi, że pracownicy spojrzą na nią bardziej przychylnym okiem? – Jest bardzo prawdopodobne, że pracownicy, bogatsi o nowe doświadczenie, w bardziej świadomy sposób zaczną wykorzystywać potencjał wynikający z pracy w biurze. Po okresie wielotygodniowej izolacji docenią niezaprzeczalne zalety przebywania wśród ludzi – możliwość kontaktu, czerpania inspiracji od innych, organizowania burzy mózgów czy realizacji potrzeb społecznych i relacyjnych – mówi członek zarządu Nuvalu. Wydaje się więc, że wieszczenie zmierzchu ery konwencjonalnych biur jest zdecydowanie przedwczesne.
